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Tutorium

So bereiten Sie Ihre Daten in einem „Microsoft Excel“®-Spreadsheet passend auf, um den InfoSight-Dienst für vorbedruckte Metalletiketten nutzen zu können

Einführung

Um in den Genuss des InfoSight-Dienstes für vorbedruckte Metalletiketten zu kommen, müssen Sie irgendwie Ihre Daten an uns übermitteln, damit wir Sie auf die Metalletiketten drucken können. Die für Sie bei weitem einfachste Art, die Übermittlung Ihrer Daten an unsere Firma zu vollziehen, stellt eine Excel-Tabelle dar. Die meisten Firmen verfügen über den notwendigen Zugang zu Microsofts Flaggschiff unter den Tabellenkalkulationsprogrammen – und für all jene, die keine Excel-Lizenz ihr Eigen nennen sollten, gibt es die kostenlose und quelloffene Software „Open Office“, mit deren Hilfe man ganz einfach Tabellenkalkulationsdateien im Excel-Dateiformat erstellen kann.

Das Layout der Etiketten

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer Excel-Datei besteht darin, die diejenigen Felder auf Ihrem Etikett zu identifizieren, welche mit den Daten gefüllt werden sollen. Nicht alle Felder auf dem Layout eines Etiketts müssen in der Datendatei enthalten sein. Einige Felder, wie beispielsweise Ihr Firmenname, verändern sich praktisch nie – und sie werden daher als „konstant“ oder „feststehend“ betrachtet. Andere Felder dagegen müssen für jedes einzelne Metalletikett einen anderen Datensatz aufweisen, und diese Daten müssen daher aus Ihrer Datendatei bezogen werden.

Dies ist ein Beispiel für ein Etikettenlayout, das für unser Etiketten-Layout-Tutorium für LabeLase® Producer entworfen wurde: Es zeigt ein Etikett mit vielen verschiedenen Datenfeldern. Beachten Sie hierbei, dass einige dieser Felder, wie etwa die Worte „Größe:“ und „Länge:“ feststehende Felder sind, die sich von einem Etikett zum andern niemals ändern. Andere Felder dagegen, wie etwa „#43 METRIC (#14 BAR)“ und „64FT 6.00IN“ unterscheiden sich – zumindest möglicherweise – bei jedem einzelnen Etikett. Diese variablen Felder sind diejenigen Felder, welche Sie in Ihrer Excel-Tabellendatei berücksichtigen müssen. Wir werden die anderen, feststehenden Felder so zu Ihrem Layout hinzufügen, dass sie sich niemals verändern.

Beachten Sie bitte, dass wir die Barcode-Felder erstellen werden, indem wir diese mit den anderen Textfeldern auf Ihrem Layout und in Ihrer Datendatei verbinden. Falls Sie Daten, die mit dem Barcode codiert werden sollen, nicht direkt aus den anderen Textfeldern stammen sollten, und falls diese Daten daher nicht direkt aus diesen Feldern generiert werden können, dann müssen Sie Ihrer Tabellenkalkulationsdatei eine weitere Spalte hinzufügen, die speziell für die Daten des Barcodes vorgesehen ist. Falls Sie sich nicht sicher sein sollten, dann kontaktieren Sie bitte Ihren InfoSight-Vertreter oder unsere Firma, um Unterstützung zu erhalten.

Zeilen und Spalten

Sobald Sie diejenigen Felder identifiziert haben, welche die Daten aus der Tabellenkalkulationsdatei erhalten sollen, können Sie damit anfangen, Ihre Excel-Tabelle zu erstellen.

Spalten: Jedes einzelne Feld in Ihrem Etiketten-Layout benötigt eine eigene Spalte in der Tabellenkalkulationsdatei. Wir empfehlen Ihnen, dass die erste Reihe in der Tabelle den Namen eines jeden Feldes in der jeweiligen Spalte enthalten sollte. Dies wird uns dabei helfen, das Format Ihrer Tabelle auf das Etikettenlayout zu übertragen, welches wir für Sie erstellen werden, um Ihre Daten darin einzutragen. Auch wenn wir es für Sie nicht zur Bedingung machen, dass Sie die Namen der Felder in der ersten Reihe angeben, so kann es uns dennoch sehr dabei helfen, die Fehlerquote zu reduzieren, wenn wir Ihre Etiketten bearbeiten.

Reihen: Jedes Etikett, das Sie drucken wollen, erfordert eine Reihe in der Tabellenkalkulation. Wenn wir Ihre Tabellendatei verarbeiten, dann werden wir jede einzelne Reihe der Datei einzeln bearbeiten, und wir ersetzen dann direkt den Inhalt jeder einzelnen Spalte mit dem dazugehörigen Feld in Ihrem Tabellenlayout. D.h., dass jede einzelne Reihe in der Tabellendatei zu genau einem Metalletikett gehört. Falls Sie mehr als eine Kopie eines Etiketts ausdrucken wollen, dann sehen Sie sich hierzu bitte die nächste Sektion an.

In dem oben gezeigten Beispiel enthält die Excel-Tabelle sechs Reihen von Daten. Die erste Reihe enthält jeweils nur die Namen der einzelnen Felder, was uns dabei hilft, die Daten in der Tabellenkalkulationsdatei den entsprechenden Feldern in Ihrem Layout zuzuordnen – siehe unten.

Beachten Sie hierbei, dass die Spalte „I“ die Bezeichnung „COUNT“ trägt und eine Zahl enthält, für die kein Feld auf dem Etikettenlayout vorgesehen ist. Dies ist ein Zusatzfeld, welches dazu dient, die Anzahl der Etiketten festzulegen, die von jeder einzelnen Datenreihe in der Excel-Datei gedruckt werden soll. Wir werden das in der nächsten Sektion noch ausführlicher erklären.

Das Drucken von mehreren Abzügen einzelner Etiketten

Normalerweise korrespondiert jede einzelne Reihe in Ihrer Excel-Datei mit genau einem ausgedruckten Etikett. Falls Sie mehr als eine Kopie ein- und desselben Etiketts benötigen sollten, dann könnten Sie also logischerweise dieselbe Reihe so oft in der Excel-Datei wiederholen, wie Sie sie benötigen. Sie können dies auch genau so tun, falls Sie dies wünschen – allerdings kann diese Vorgehensweise zu jeder Menge identischer Daten in der Excel-Datei und einer entsprechend großen Dateigröße führen. Zum Glück gibt es eine andere, bessere Möglichkeit, mehrere identische Kopien von einem Etikett zu erstellen.

Sobald Sie für jedes einzelne Feld in Ihrem Etiketten-Layout eine Spalte in der Tabellenkalkulation angelegt haben, fügen Sie ganz einfach ein zusätzliches Feld ganz rechts neben dem letzten Datenfeld hinzu. Dieses Feld bezeichnet man dann als das „Count“-Feld, und Sie können es auch in der ersten Reihe Ihrer Tabellenkalkulation als „Count“-Feld betiteln. In dieses Feld fügen Sie dann ganz einfach die Anzahl der Etiketten ein, welche Sie mit dem Datensatz dieser Reihe ausdrucken möchten. Sie können sogar für jede einzelne Reihe eine andere Anzahl definieren – ganz nach Ihren Wünschen und Anforderungen.

Tipps und Tricks

Hier sind ein paar Tipps, die es für Sie einfacher machen werden, Ihre Tabellenkalkulation so zu erstellen, dass wir damit optimal arbeiten können und mögliche Probleme von vornherein vermieden werden.

Sie können eine Beispieldatei im Excel-Format herunterladen, welche die korrekte Formatierung illustriert. Dies wird Ihnen einen Eindruck davon verschaffen, wie Sie Ihre eigene Tabellenkalkulation strukturieren müssen.

Fazit

Damit ist unser Tutorium zur Erstellung einer Excel-Tabellenkalkulation, welche die nötigen Daten für die Bestellung Ihrer vorgedruckten Etiketten enthält, abgeschlossen. Sobald Sie Ihre Tabelle erstellt und gespeichert haben, können Sie uns diese Datei über Ihren InfoSight-Vertreter oder direkt über die E-Mail-Adresse sales-de@infosight.eu zukommen lassen.

Vielen Dank dafür, dass Sie unseren Service für vorbedruckte Etiketten benutzen.

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Excel® ist eine registrierte Handelsmarke (Englisch: Registered Trademark) von Microsoft

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